Relatório das Atividades realizadas no Biênio 2020 - 2021
PRESIDENTE - MARIA MARLENE NASCIMENTO TEIXEIRA PINTO
JANEIRO DE 2020
31/01/2020 - Reunião ordinária, resultado dos concursos interno e externo / homenagem
ao Acadêmico Aldo de Aguiar / apresentação dos livros lançados pelos Acadêmicos / assuntos técnicos.
Relatório das atividades da ATL durante a pandemia
FEVEREIRO A OUTUBRO DE 2020
1-Elaboração dos balancetes mensais/ cobrança e acertos de mensalidades;
2-Pesquisa nos extratos dos acadêmicos que pagaram online e impressão dos comprovantes;
3-Organização dos textos do livro Letras Escolhidas IV (2019) e encaminhamento para revisão;
4-Contato e envio dos textos revistos aos vencedores dos concursos interno e externo para aprovação final;
5-Escolha da capa, organização final dos textos e pesquisa de preço para edição do livro Letras Escolhidas IV;
6-Envio dos textos para a diagramadora;
7-Preparo da Coletânea de 2019, envio de e-mails, recebimento dos trabalhos, devolução de alguns para se adequarem às regras;
8-Organização dos textos e encaminhamento dos textos para revisão;
9- Contato e envio dos textos revistos aos acadêmicos para aprovação final;
10-Idas ao banco (depósito e extratos) e acertos com o escritório de contabilidade (pagamento do boleto mensal);
11-Contato com os acadêmicos, um a um, para envio de capas, prefácios dos livros lançados, trabalhos premiados, pedido de fotos e textos literários, biografias dos patronos, para postagem no site e face;
12-Escolha dos temas do próximo concurso interno e externo (2020) / envio de e-mails/ votação e apuração;
13-Preparo dos regulamentos para divulgação dos concursos;
14-Pesquisa referente aos acadêmicos que saíram da ATL ou faleceram, com o objetivo de atualização de dados;
15-Gravação dos documentos necessários à organização do histórico da ATL, Atas de posse e eleição, Regimento, Estatuto, Requerimentos, etc.;
16-Elaboração do regulamento e prazo para inscrição de 2 vagas da ATL. Aguardando retorno às reuniões presenciais para dar prosseguimento;
17-Recebimento dos livros impressos Letras Escolhidas IV, aguardando o fim do isolamento da epidemia para a cerimônia de premiação e entrega dos exemplares;
18-Definição da capa da coletânea, foto da contracapa e início dos contatos com a diagramadora;
19-Realização de contatos frequentes com a diretoria para sugestões e pareceres;
20-Contato e postagens de recados urgentes no whatsapp.
JANEIRO A FEVEREIRO DE 2021
1 - Acerto das mensalidades / impressão dos comprovantes / depósito das mensalidades;
2 - Confecção dos balancetes de janeiro e fevereiro de 2021 / pagamento das mensalidades de janeiro e fevereiro ao Escritório de Contabilidade;
3 - Recebimento das Coletâneas de 2020 (Celinha) e Letras Escolhidas de 2020 ( Marlene);
4 - Nomeação de uma comissão de três Acadêmicos para correção do Concurso externo de 2020: Maria Marlene, Berta Beznosai e Regina Célia;
5 - Envio dos textos premiados no concurso interno de 2020, para seleção sob a responsabilidade do Acadêmico Joel Abdala;
6 - Organização dos textos dos concursos interno e externo de 2020, para serem enviados para o Acadêmico João (correção);
7 - Providência de documento exigido pela Receita Federal, sobre a metragem do espaço ocupado pela ATL, no Solar da Viscondessa, com a finalidade de atualização de endereço da sede;
8 - Confecção de certificados dos concursos interno e externo de 2019;
9 - Compra de sacolinhas e envelopes para envio de coletâneas de 2020 e livretos Letras Escolhidas de 2020, para os premiados nos concursos interno e externo (sedex), e para todos os colegas da ATL;
10 - Solicitação de trabalhos premiados, livros lançados e textos, para serem postados no site e face da ATL;
11 - Comunicado e entrega das chaves dos 2 armários, a pedido da Patrícia da UNITAU, para removê-los do caminho, a fim de prepararem o local para instalação de uma sala da UNITAU;
12 - Entrega, em janeiro, da pasta de balancetes realizados de janeiro a dezembro de 2020, ao Escritório de Contabilidade para declaração de IR de 2020;
13 - Entrega de extrato bancário de rendimentos de 2020 ao escritório de contabilidade;
14 - Comunicado do Acadêmico Aldo sobre a sua mudança para Ubatuba, por 2 anos, continuando partícipe das atividades da AVLA, após conversa com a Presidente;
15 - Mensagem de pêsames, aos familiares do Acadêmico Correspondente da ATL,
José Francisco Schmitt, por ocasião do seu falecimento ocorrido no dia 14/02/2021.
MARÇO A JUNHO DE 2021
1 - Acerto das mensalidades / impressão dos comprovantes / depósito das mensalidades;
2 - Confecção dos balancetes de março a junho 2021 / pagamento das mensalidades de março a junho ao Escritório de Contabilidade;
3 - Confecção de 20 certificados dos concursos interno e externo - 2021;
4 - Providência das atas da reunião sobre mudança de sede e primeira reunião na sede atual, com firmas reconhecidas da Presidente da gestão anterior e seus dois Secretários, na ocasião, exigidas pela Receita Federal, com a finalidade de atualização de endereço da sede;
5 - Solicitação de trabalhos premiados, livros lançados e textos, para serem postados no site e face da ATL;
6 - Pagamento da hospedagem e domínio do site;
7 - Ressarcimento das despesas da Celinha e da Presidente / entrega de certificados de 2020 do concurso externo e livretos enviados pelo correio;
8 - Pagamento do Imposto de Renda de 2020, feito pelo escritório em duas prestações ( maio e junho);
9 - Providência de textos para coletânea 2021 e das Letras Escolhidas 2021, correção, devolutiva para adequação dos textos, cor da capa do livreto e envio à diagramadora e orçamento de editoras;
10 - Pagamento mensal da tarifa bancária (desconto automático na conta);
11 - Envio de recados aos acadêmicos, por meio de e-mails, whatsapp e Messenger;
12 - Atualização de e-mails e endereços;
13 - Entrega das coletâneas de 2020 aos Acadêmicos (em domicílio);
14 - Consultas frequentes entre os membros da Diretoria sobre assuntos e sugestões para o bom funcionamento da Academia;
15 - Reunião mensal da Presidente com a 1ª Tesoureira para organização dos documentos referentes à tesouraria.
JULHO A SETEMBRO DE 2021
1 - Acerto das mensalidades / impressão dos comprovantes / depósito das mensalidades/ pagamento ao Nereu (recebedor das mensalidades);
2 - Confecção dos balancetes de julho a setembro de 2021;
5 - Solicitação dos trabalhos premiados, livros lançados e textos, para serem postados no site e face da ATL;
3 - Pagamento mensal da tarifa bancária (desconto automático na conta);
4 - Reunião mensal da Presidente com a 1ª Tesoureira para organização dos documentos referentes à tesouraria;
5 - Pagamento das mensalidades de julho, agosto e setembro ao Escritório de Contabilidade;
6 - Organização dos textos dos concursos interno e externo de 2019, para serem enviados para o Acadêmico João (Revisão);
7 - Divulgação dos resultados e confecção de Certificados dos Concursos Interno e Externo realizados em 2020;
8 - Compra de sacolinhas, envelopes, cola, etiquetas para envio dos livretos Letras Escolhidas de 2021, para os premiados nos concursos interno e externo, e para todos os colegas da ATL;
9 - Envio pelo correio dos certificados (carta registrada) e dos livretos Letras Escolhidas (sedex) para os ganhadores do concurso externo;
10 - Pagamentos ao diagramador dos livretos Letras Escolhidas (TED), e à PIGMA gráfica de SP (TED), a escolha da capa;
11 - Reconhecimento de firma - 1º Tabelião de notas;
12 - Preparo dos documentos exigidos para documentar a mudança ao Solar da Viscondessa do Tremembé, exigidos pela Receita Federal: Ata de 22 de março de 2019, lista de presença e Edital de Convocação, assinados pela Presidente da gestão anterior e seus Secretários, ofício da Presidente atual solicitando o Registro, todos com firmas reconhecidas;
13 - Envio e pagamento da coroa de flores, enviada ao velório da nossa Acadêmica Titular, Leny Castilho, falecida dia 9 de setembro;
14 - Pagamento de cópias do Estatuto, do Regimento, Atas de posse e eleição, documentos pessoais da Presidente feitas, no Cartório 1º Tabelião de Notas e de Protesto, exigidos pela Pró-Reitoria da UNITAU;
15 - Pagamento da elaboração da ficha Catalográfica e do ISBN do livro Letras Escolhidas;
16 - Ofício para o Pró-Reitor de Administração da UNITAU, solicitando o uso das duas salas do Departamento de Ciências Sociais e Letras;
17 - Confecção do Inventário, pela Tesoureira Maria Marlene, de Bens Patrimoniais Permanentes da Academia Taubateana de Letras, solicitado pela Pró - Reitoria de Administração;
18 - Ofício à Pró - Reitora de Extensão da UNITAU, solicitando informações referentes às salas ocupadas no Solar, nos anos de 2019 e 2020: metragem, habite-se, licença do bombeiro, capa do IPTU, comprovante de endereço com CEP, exigidas pela Receita Federal;
19 - Edital de Convocação para Inscrição de Chapas para a nova Diretoria Executiva do Biênio 2022/ 2023;
20 - Prorrogação do prazo para preenchimento de duas vagas na ATL, fichas de inscrição, solicitação das biografias e vídeos para serem enviados por e-mail aos colegas;
21 - No dia 16 de setembro de 2021, a ATL mudou o local da sua sede para duas salas contíguas, dentro do Departamento de Ciências Sociais e Letras, situado, na Rua Visconde do Rio Branco, nº22, Centro, Taubaté/SP, CEP: 12020-040, por cessão da UNITAU. Antes, houve uma reunião da Diretoria da ATL com a Prof.ª Dr.ª Letícia Maria P. da Costa, Pró-Reitora de Extensão da Universidade de Taubaté;
22 - Relatório sobre a Reunião da Diretoria com a Profª Drª Letícia, enviado a todos os acadêmicos, no dia 5 de setembro, sendo que 20 acadêmicos tomaram ciência da mudança;
23 - Organização dos textos dos acadêmicos enviados para a Coletânea de 2021, e envio ao acadêmico João de Oliveira para revisão.
OUTUBRO A DEZEMBRO DE 2021
1 - Acerto das mensalidades / impressão dos comprovantes / depósito das mensalidades/ pagamento ao Nereu (recebedor das mensalidades) / honorários Jac Contabilidade;
2 - Confecção dos balancetes de setembro a dezembro de 2021;
3 - Entrega dos livros da Coletânea 2021;
4 - Preparo dos documentos, exigidos pela Prefeitura de Taubaté - Ata e Estatuto da abertura da entidade, todas as atas de posse e eleição de 1999 a 2021 e todas as reformulações do Estatuto e Regimento que serão entregues em 2022 - dezembro de 2021;
5 - 15/10/2021 - Eleição dos novos Membros da ATL: Letícia Maria Pinto da Costa e Andréia Maria de Andrade Santos / Confraternização;
6 - 29/10/2021 - Eleição da chapa da Nova Diretoria da ATL - Biênio 2022-2023 e eleição por aclamação para Membro Honorário, Judith de Oliveira, que deixou de ser Membro Titular;
7 - 10/12/2021 - Posse da Nova Diretoria da ATL;
8 - Ficha catalográfica/ISBN / Tabelião de Notas/ TED - Pigma (gráfica SP) e TED - Fernanda /Cartório de Registro/ Preparo dos balancetes para IR - dezembro de 2021;
9 - Ida ao banco no dia 21 de dezembro de 2021, para instalar aplicativo, no celular, do Banco Mercantil, com orientação do gerente Marcelo;
10 - Entrega de extrato bancário de rendimentos de 2021 e dos balancetes de 2021 para IR de 2021 ao escritório de contabilidade;
A ATL esteve sempre em atividade, não parando um dia sequer, para o bom andamento dos seus trabalhos. Não foi fácil trabalhar online, foi um desafio, mas tivemos que nos adaptar aos novos tempos, lançando mão de recursos mediáticos. Isso só foi possível, com a ajuda dos insignes colegas acadêmicos. Obrigada a todos pelo apoio!
Taubaté, 31 de dezembro de 2021
Maria Marlene Nascimento Teixeira Pinto
Presidente: Biênio - 2020-2021
